每年新生注册、在校学生在教务管理系统中产生了大量有效的学生成绩、学生学籍等信息资源，同时，教务管理人员需要提供给学生的相关证明文件的打印、盖章等工作量巨大，如：成绩单、学籍证明等。除了学生有大量证明文件的打印需求，学校教职工也有与人事、行政业务相关的证明打印需求，如：在职证明、职称证明、收入证明等。传统的管理模式涉及到大量证明文件的集中打印、管理人员工作量、师生打印数据调取、证明文件防伪、证明文件盖章等管理难题。

师生的相关证明文件只能由教务管理人员或人事/行政管理人员负责打印、盖章，师生无法在管理人员的非工作时间（主要包括节假日、开会、临时外出等）完成相关证明文件的打印、盖章，师生有时需要跑多次管理部门，才可以完成相关证明文件的打印、盖章，教务管理部门的服务手段有限，无法满足师生有日益增长的随时获取相关证明文件的打印、盖章的需求。因此，传统的管理模式面临管理人员工作量大、效率低、师生获取服务繁杂等问题，需要采用数据库技术、网络技术，实现以师生自助式服务为目标，以教务管理系统、学工系统、人事系统等业务系统为支撑，以校园卡、微信/支付宝等为支付手段，为师生提供7x24 小时的便捷服务。